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【楽天トラベル】で領収書を発行する方法と注意点(全般)

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この記事では楽天トラベルでホテル旅館に宿泊した際の「領収書」の発行方法とその仕組みをお伝えします。楽天トラベルでの宿泊の精算方法は大きく「現地決済」と「オンラインカード決済 」の2つに分けられます。実は、この精算方法の違いにより領収書の取得方法が異なっており、ポイントやクーポンを使用した際には領収書の額面まで変わってきてしまう場合があるのです。つまり、この精算産方法の違いと仕組みを理解していないと、領収書を出張経費の精算に使う場合などで損をしてしまっている可能性もありますので、事前にしっかり理解しておきましょう。

また、楽天トラベルでGoToトラベルキャンペーンの予約が可能になった「2020年7月30日以前に予約した2020年8月末までの宿泊分」は、事後に申請を行う事で宿泊費の35%が還付されます。その申請時に領収書が添付書類として必要となりますので、不備無く確実な還付申請が行えるよう、正しい領収書発行の方法をこの記事でご確認ください。

参考記事:【楽天トラベル】領収書発行方法(JAL楽パック・ANA楽パック・海外航空券)

2つの精算方法による違い

楽天トラベルでは予約時に精算方法を2つから選べるようになっています。

楽天トラベル支払い方法選択画面

ネット上で先に決済してしまう「オンラインカード決済」と、ホテル旅館で支払いを行なう「現地決済」が選択出来ます。これは単純に支払い方法として見れば、事前に支払うか後で支払うかの違いでしかないのですが、実は「領収書」という観点で見るとかなり違いがありますので、その違いを表にまとめました。

(※現地決済の場合のポイントやクーポンの扱いは宿泊施設によっては対応が異なる場合もありますが95%以上が上記対応をされています。オンラインカード決済の場合の対応は宿泊施設問わず同一です。)

この中で注意しなければならない点は当然額面の部分になります。経費として後日会社などへ精算する際にポイントやクーポンの使用後の金額で良いのか、また接待としての利用で飲食代やお土産なども含めた金額での領収書が必要なのか、その用途によっては決済方法を変えなくてはならないのです。

例えば、出張で宿泊をした際にご自身でコツコツ貯めたポイントを宿泊代にあてた場合、現地決済を選択してしまうと領収書はポイントが引かれた後の額面が記載される為、後で精算し回収する事が出来なくなってしまうのです。逆に、ポイントを使用してオンラインカード決済を選んだ場合は、ポイント利用前の額面が記載されますので精算時に現金化することも可能になります。(※各会社の経費精算方法によって異なりますので、事前にご確認ください。)また、宿泊施設内での飲食などの領収書は、どちらを選択した場合でも宿泊施設からもらうことが出来ますが、オンラインカード決済を選択した場合、宿泊費と飲食代の領収書が分かれてしまう為、ケースによっては都合が悪い場合もあるかと思います。ですので、合算で領収書が欲しい場合は現地決済を選択しなければならないのです。

このように領収書は何かしらの用途があって発行してもらうものですので、ご自身の用途やメリットに合わせて最適な領収書が取得出来る決済方法を選びましょう。

オンラインカード決済の場合の領収書発行方法

楽天トラベルでオンラインカード決済をされた場合の領収書の発行方法を実際の画面と合わせて解説します。領収書はプリンターで印刷する形になりますので作業はPCで行いましょう。(スマホ画面でも途中までは進むことは出来ますが、最終的にはPC画面に行き着いてしまいます。)

楽天トラベルトップページ

宿泊後、楽天トラベルトップページ右上の「予約の確認・キャンセル」のボタンをクリックします。事前に楽天会員アカウントでログインしておくとスマートに進めます。

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「キャンセル済み・過去の予約」を選択すると過去の利用履歴が表示されますので、領収書が必要な予約の「領収書発行」をクリックします。

上記画面の場合、上段に表示されている予約は支払い方法で現地決済を選択していた為、領収書発行のボタンがそもそもありません。このように支払い方法によって領収書発行方法が異なりますので、後で領収書が取得出来ないという事がないように事前に上記の表を確認してから予約してください。

新しいウインドが開き、領収書の宛名を入力する事が出来ます。用途に応じて任意の名前を入力し「宛名確認へ」をクリックしてください。宛名を用途に合わせて自身で変えられるのは非常に便利で親切な機能だと思います。

宛名を確認し「領収書発行」を押しプリントアウトしてください。任意で宿泊施設の住所を入れる事も可能ですので必要があれば、ボタンにチェックを入れましょう。また、領収書発行は2回までとなっており、2回目は「再発行」と記載されます。出力方法は1回目と同じですが、下記のように発行用ボタンが「領収書再発行」に変更されています。

以前筆者は発行をクリックした後にプリンターのトラブルが発生し印刷出来ないことがありましたが、ページ上では「クリック=印刷」となりますので実際に印刷されていなくても発行済となってしまいますので、重要な領収書を発行する場合は事前に印刷環境を確認しておくことをおすすめします。また、すぐに出力せず一度PDFデータとして保存したり、スクリーンショットを撮っておいたりなど工夫されるのも良いでしょう。

楽天トラベル領収書サンプル

このような領収書が発行されます。利用人数や宿泊金額がそのまま記載されますので、宿泊金額の一部金額の領収書が必要な場合や人数などが無い方が良い場合は、予約時に現地決済を選び宿泊施設で発行してもらいましょう。

また、利用内容の細かな明細を記載することは出来ませんので、明細や内訳が必要な場合は予め「現地決済」を選択し、宿泊施設から領収書を発行してもらいましょう。

GoToトラベルキャンペーンの還付申請を行う際に「オンラインカード決済」をされた方は必ずこの方法で領収書を発行してください。還付申請時に必要となる領収書は「支払った先が発行する領収書」です。オンラインカード決済の場合の支払先は宿泊施設ではなく「楽天」ですので、必ず楽天が発行する領収書を使用してください。

現地決済の場合の領収書発行方法

現地決済を選んだ場合は、宿泊施設で領収書を発行してもらいます。チェックイン時やチェックアウト時など、精算方法はホテル旅館によって異なりますので、ホテルのルールに従って発行してもらいましょう。また、事前に領収書の宛名や金額、但し書きの内容をフロントに伝えておくと、とてもスマートですし、宿の方も事前準備が出来る為、好印象を与えることが出来ます。

また、現地決済というだけで現地でクレジットカードで支払う事も可能です。「現地決済=現金決済」と勘違いされている方も多いですがカード支払いも可能です。(※クレジットカードが使えないお宿もありますので、事前にご確認ください。)

現地決済の場合はオンラインカード決済と違い、宿泊施設から領収書を発行してもらう形ですので発行期限は大きな問題にはならないでしょう。筆者の宿でもそうですが、実際に宿泊されているのであれば後日発行依頼をしても領収書発行をしてくれるお宿の方が多いと思いますが、必要な場合は出来るだけ忘れずに当日発行してもらいましょう。

キャンセル料の領収書の発行方法

ここでは何らかの理由で宿泊出来ずにキャンセル料が発生してしまった場合の領収書の発行方法をお伝えします。しかし、実はキャンセル料だから何か特別なやり方がある訳ではなく、基本的には今までご説明したきた「宿泊した場合」の流れに準じます。つまり、下記の表のような形となります。

ここで重要なのはポイントとクーポンの扱いですが、ポイントやクーポンを利用して予約した場合のキャンセル料の算定基準価格はポイントやクーポン分が引かれる前の金額となります。そして、その価格を基準とし各お宿が設定したキャンセルポリシーに沿ってキャンセル料が決定します。

発行方法については、宿泊した場合と全く同じです。

参考記事:【楽天トラベル】キャンセル方法とキャンセル料の仕組み

領収書発行出来ない理由と対応方法

ここでは、楽天トラベルの宿泊で領収書発行が出来ないと言うトラブルへの対応方法をお教えします。今までお伝えさせていただいた内容のおさらいとなりますが、もしトラブルが発生した場合はこの記事をご確認ください。

「領収書発行ボタン」が消えた

オンラインカード決済をした場合には「手配後2カ月」の発行期限がありますので、その期限を過ぎると「領収書発行ボタン」が表示されなくなり発行出来なくなってしまいます。ここで重要なのは「宿泊後」や「利用後」ではなく「手配後2カ月」という点です。手配は予約の同意語ですので、領収書の発行期限は「予約してから2カ月以内」となります。これ以降になると利用履歴から領収書発行ボタンが無くなり発行が出来なくなってしまいますので、必ず期限内に発行しておきましょう。逆に言えば、宿泊前でも領収書の発行が可能ですので、予約とセットで発行してしまうのも忘れない為には良い方法だと思います。

予約から2ヵ月以上が経過してしまい発行ボタンが消えてしまった場合に、楽天トラベルに依頼してもボタンの再表示はしてもらえませんので、2ヵ月以上先の予約をした場合は、予約の流れで発行までしてしまうのが一番良い方法です。

また、どうしても発行期限が過ぎた領収書が必要な場合は、宿泊したお宿のお願いしてみる事をおすすめします。事前カード決済でお宿に直接支払っていない訳ですので正規の領収書は当然もらうことは出来ませんが「料金が記載された宿泊証明書」のような書面をもらうことは可能なはずですので、領収書の代替えとして使用出来るかもしれません。ただ、お宿さんも通常業務ではありませんので、面倒くさがって発行してもらえない場合もあります。いずれにしても、自己責任ですので発行期限内に領収書発行をしておくようにしましょう。

「領収書発行ボタン」が表示されない

これは筆者の旅館にもたまに問い合わせをいただくのですが、ほとんどの場合は予約時に「現地で支払う」を選択されているお客様です。つまり、そもそも領収書はお宿から発行してもらうケースであり、楽天トラベルのサイトに領収書発行ボタンは表示されません。現地支払いを選ばれた方は、チェックアウト時にお宿から領収書を発行してもらいましょう。

楽天トラベル領収書発行まとめ

  • 選択した支払い方法によって発行方法が異なる
  • 領収書の用途に応じて支払い方法を選択し、適切な領収書を取得しよう
  • 宛名は入力制で、自由に変更可能
  • 発行は2回出でき、2回目は「再発行」と記載される
  • キャンセル料の領収書も同様に発行可能
  • オンラインカード決済の場合は、手配から2か月の発行期限がある

少し複雑ですが、理屈を一度覚えてしまえば「この場合はこうだ」とすぐ判断が付くようになりますので、それまではこの記事を何度か読み返して役に立てていただければと思います。また、ポイントバックのメリットは圧倒的にオンラインカード決済にありますので、飲食代を含めたり領収書を2枚にしたりするようなケースで無い限りはオンラインカード決済がおすすめです。

また、オンラインカード決済の場合、楽天カードで決済するとポイント還元率2%にアップしますので、その辺も加味して支払い方法考えると良いでしょう。余談ですが、筆者は出張や個人旅行など宿泊する機会が多いですが「楽天プレミアムカード」を使用していますので、さらに還元率がアップしていつでもポイント3倍です。また得旅キャンペーンも必ずエントリーしますので毎回ポイント13倍です。年会費はかかりますが、出張機会が多い方であればあっという間に回収可能ですのでおすすめのカードです。

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